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Admin / Human Resources Officer / 行政/人力資源專員

Xin Da Spinning Technology Sdn. Bhd.

Xin Da Spinning Technology Sdn. Bhd.
Job Type   /   Job Level
Full-time   /   Junior Executive
Company Location
Nilai, Negeri Sembilan, Malaysia
Salary Offered
MYR 2,800 - MYR 4,000 (Monthly)

職責：

行政及人事專員將在支援人力資源部門工作中發揮關鍵作用，以確保人力資源活動的順利高效運作。這包括確保遵守人力資源政策、管理行政職能以及促進組織內部的有效溝通。

1. 行政管理：

  • 為人力資源和其他行政職能提供全面的行政支援。
  • 負責與政府部門、地方當局和機構就公司立法事務進行聯絡，包括註冊、許可證和執照。
  • 監測、跟進並報告提交給政府機構的文件的狀態。
  • 以口頭和書面形式與政府部門進行有效溝通，解決合規事宜。
  • 協助確保遵守 OSHA 以及相關的聯邦和州法規。
  • 建立系統的文件歸檔制度，確保機密文件的安全保管。
  • 履行一般辦公室職責，例如資料輸入、文件歸檔、掃描和管理收到的通訊（電子郵件、信件、包裹等）。
  • 負責辦公用品的訂購和庫存管理，以保持辦公環境物資充足、井然有序。
  • 確保辦公室清潔，並協調監督清潔人員的工作。
  • 協助組織公司活動、員工福利計畫和辦公室維護。
  • 支持實施工作場所安全與健康 (WSH) 舉措，識別並解決不合規和不安全做法。

2. 人力資源：

  • 協助招募流程，包括尋找候選人、篩選候選人、協調面試和準備錄用通知書。
  • 在人力資源系統中保持最新、準確的員工記錄。
  • 監控員工出勤、請假記錄、醫療索賠，並產生相關報告。
  • 負責本地和外籍員工的薪資管理，確保記錄準確無誤，包括年假。
  • 審查並更新公司的人力資源政策和標準作業程序（SOP）。
  • 根據公司政策和勞動法處理員工關係、申訴和紀律問題。
  • 準備與僱用相關的文檔，例如錄用通知書、評估報告、確認函、紀律處分備忘錄等。
  • 對員工進行公司政策和流程的培訓，以確保組織遵守相關規定。

3. 總務：

  • 負責工廠的安保、清潔和安全措施。
  • 負責外籍勞工住宿管理。
  • 確保辦公用品、茶水間物品的維護和管理，並定期進行庫存檢查。
  • 協調公司高層的出行安排，包括預訂機票、飯店和交通工具。
  • 管理辦公設備和公用設施，包括影印機、印表機、空調等。
  • 與供應商聯絡並管理資產記錄，包括辦公設備和其他公司財產。

資格：

  • 人力資源、工商管理或相關領域的文憑或學士學位。
  • 熟練使用微軟辦公室軟體套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）。

經驗與技能：

  • 至少 3 年人力資源和行政管理工作經驗，最好是在跨國公司工作過。
  • 熟悉人力資源資訊系統（HRIS）和勞動法規。
  • 能夠在多元文化環境中高效工作。
  • 較強的組織能力、時間管理能力及多工處理能力。
  • 具備優秀的國語、英語及馬來語口頭及書面溝通能力。
  • 積極主動、認真負責、值得信賴的工作態度。
  • 較強的分析和解決問題的能力。

福利待遇

  • 佣金和獎金
  • 休閒著裝要求
  • 醫療保險
  • 個人休假
  • 學術休假
  • 個人發展機會
  • 有薪培訓和發展
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